什麼事情該花大塊時間去處理，什麼事情又該放在精神比較不集中的時候消化？
文｜少毅
我在招聘時，經常問很多面試者在特定的場景中一些關於時間管理方面的問題，有意思的是很多人給的答案令人摸不著腦袋。
我假設了一個狀況：
明天要開銷售會，你作為主講人需要準備資料，而且需要對這些內容非常了解。恰巧在今天老闆想要一份上個月的銷售報告，他準備第二天在出差路上看。而同事臨時有事請假，請你代勞幫忙接待一下他的客戶。老婆有事，下午四點半以後，要你去學校接孩子放學。
請問如果你是這個銷售員，怎麼安排這一天的時間？
面試者中，回答先準備老闆要的報告占多數，他們一般的邏輯認為老闆安排的事比較重要，對其他幾項的排序則各不相同。
雖然他們給出的理由看似成立，但是身為一個職場「老鳥」，但我認為他們還是沒有抓住事情的本質。
正確的時間安排應該是：上班後先花十分鐘交代同事，請他的客戶下午三點半到公司，預計用半個小時接待客戶。然後集中上午的時間，準備第二天會議的資料，在下午兩點半前完成資料的準備並熟悉。接下來花半小時調取上個月的銷售報告，列印裝訂，送到老闆辦公室。接著接待同事客戶，最後去學校接孩子放學。（推薦閱讀：Whose Knowledge 創辦人 Anasuya：排定優先順序，就像鍋爐燒菜）
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其實身為一個銷售員最重要的工作，就是準備第二天的會議報告的資料。這個資料不單單只是準備出來，還需要對資料有充分的了解。
上述例子，並不是一個時間分配的範例，而只是為了說明時間管理的一個理念：在相對集中的時間裡完成最重要的事情，才會是職場人士對時間最好的管理。
針對上述的場景，面試者的答案各不相同，也就是每一個人的時間分配各不相同，他們如何分配時間，取決於他們對時間管理的認知。
要想獲得最大的成就，一定要在最有價值的時間做最有價值的事。
一個人的時間用在哪裡，是能看見的。
一天中精力最旺盛、注意力最集中的時間要分配給最需要專心的工作，比如那些需要邏輯思考的事情。而其他的機械運動，不需要大腦高度配合的工作，就可以放在精力不太充沛、注意力不是太集中的時候進行。
就像是在此前的場景中提到的調取和列印銷售報告，這些工作都屬於機械運動，不需要大腦的高度配合。而需要邏輯思考，深入理解的工作，比如場景中提到的整理和吃透演講材料，這些需要大腦深度思考的工作，則要在一天中精力最好的時候去做。
說到這裡，很多人肯定又會迷茫，我只是一個職場菜鳥，我怎麼知道我應該做什麼、不應該做什麼呢？更重要的是，我並不知道哪些是對我有用，應該優先分配時間的事情。
很多時候，我們並不是因為想做卻做不好而痛苦，而是因為找不到處理問題的捷徑而痛苦。（推薦閱讀：催眠故事｜離不開討厭的工作？先問問自己這個問題）
當我們為自己必須要完成的事情排序時，你會發現，即使這些事情都很重要，但是也有輕重緩急。
如果對如何分配時間感到一籌莫展時，可以嘗試從以下幾個方面來解決：
首先，要學會列出自己的時間清單。這個時間清單並不需要規定自己在什麼時間點一定要做完什麼，嚴格卡著時間表進行；而是我們需要把我們在某個時間段內必須做完的事情列出來，排列出主次，同時觀察自己完成這些事情的效率。
如果一件事做起來很簡單，隨手就能完成，我們也可以先把它做完，讓自己從完成度中獲得信心。
如果一件事情做起來很難，但是我們還能攻克，先做起來總比等待要好。
如果一件事情我們確實需要別人的幫助，我們可以先籌備，待時機成熟再解決。
在處理這些事情的實踐中，我們可以慢慢總結哪些部分是需要學習補充的。然後，帶著目標去學習實踐，就會事半功倍。
其次，利用碎片時間來做一些簡單的事情。譬如等車、排隊時，我們可以回覆郵件、客戶的訊息、構思會議發言的內容等等。
再次，每天早上上班或者預備進入學習狀態時，不妨花一點時間，把一天該做的事情排好優先次序，並要求自己把當天最重要的三件事做完。
我們每天都會面對各種各樣的突發狀況，也常常需要緊急處理一些瑣事。但要記住，這些瑣事不能成為我們生活的主流，我們需要釐清自己最重要的事情是什麼，應該將它進行到哪種程度。
最後，運用二八原則，分清自己的高效率和低效率的時間，然後分配自己要做的事。利用最高效率的時間，20% 的時間投入就能產生80% 的回報；而低效率的時間，80% 的時間投入只能帶來 20% 的回報。
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除此之外，我再提供一個方法，就是提升我們的「時間顆粒度」。
什麼是時間的顆粒度？時間顆粒度，就是一個人安排時間的基本單位。
2016 年，網路上流傳了一張大企業家王健林的日程表，上面有一欄：「12:45-13:00 海南上司會見。」他的時間顆粒度是按照分鐘來計算的，和海南省上司會見很重要，因此他給這次會見留十五分鐘。
我們都知道特斯拉的創始人伊隆．馬斯克是世界級的大忙人。他管理好幾家公司，不但造汽車，還要發射火箭。他最關鍵的時間技巧就在於：他把一天的時間分成一系列的五分鐘來使用。譬如他經常在開會中吃午飯，一般吃午飯的時間控制在五分鐘或以內。一般人不怎麼關注短短的五分鐘時間，過去就過去了，而馬斯克以五分鐘為單位的工作法則讓他基本不浪費任何時間。
如果你想提升你的時間顆粒度，我建議以半小時為一個顆粒，半小時後就適當切換任務。
以上時間分配的方法能夠使我們可以找出自己的高效率時間和低效率時間，在最高效率的時間裡完成回報率最高的事情。在相對低效率的時間裡完成不太重要的事情。相信你一定能夠掌握什麼時候該做什麼事。
本文摘錄自少毅《所謂時間管理，就是選擇性放棄：上萬人成功驗證，時間規畫師的八大精簡法則》，由圓神出版授權原文轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。
《所謂時間管理，就是選擇性放棄：上萬人成功驗證，時間規畫師的八大精簡法則》
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