「查郵件」看似是小事，卻也佔據了我們不少時間，還可能打亂了我們原訂的工作排程。到底要怎麼做，才能不漏接重要訊息，又不減損我們的工作效率呢？
文｜李奧・巴伯塔
如果你一天到晚總是在查郵件、收訊息，你什麼事也做不完。如果你決定只在固定的時間查郵件，其餘時間都不管它，才可能做完真正重要的工作。
我建議你提前確定每天要查幾次郵件，分別在什麼時候查。下面是一些小訣竅：
每天查郵件的次數
每天查郵件的次數取決於你的工作類型。如果你每天只查一次郵件就行，那最好了。這樣一來，你被郵件打擾的可能性最小，處理郵件的效率也最高。
但對大多數人來說，每天查兩次會更實際一些。有些人可能需要多查幾次，因為他們的工作指令是透過郵件發送的（例如客服人員）。這些人可以限制每小時查一次郵件，例如每個整點後的前十分鐘。
還有一些人查郵件的頻率可以少於每天一次，例如兩天一次、每週兩次，甚至每週一次。如果你認為自己屬於這類人，那就充分利用這個優勢，嚴格設定查郵件的次數。
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查郵件的最佳時間
我發現，如果每天查兩次郵件，上午十點和下午四點是最佳時間。這樣一來，你就可以在將近中午的時候弄清有哪些緊急郵件，然後在下班回家前全部搞定。不過，每個人的作息時間不一樣，你應該根據自己的工作習慣、排程和特定需求，弄清最適合自己的時間，然後堅持下去。
避免一大早就查郵件
提高效率的祕訣之一，就是不要在一大早查郵件。這是一條非常好的建議。一大早就查郵件，郵件就會主宰你接下來的排程，你就不能自己決定當天的「首要任務」了。你會被郵件束縛住，難以脫身。
然而，大多數人都無法抑制一大早查郵件的衝動，因為他們已經上癮了。儘管這個問題普遍存在，但你完全可以克服：第一步是弄清你查郵件的目的，在打開郵箱前先停下來想一想；第二步是做出更明智的決定，想一想你是更願意查郵件，還是更願意實現終極目標。
如果你能專注於完成「首要任務」，推進「唯一目標」，而不是查電子郵件，你就會離實現夢想更近一步。
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關閉新郵件提醒
大多數電子郵件程式都會發出提醒，例如發出聲音、快顯視窗或閃爍圖示，告訴你新郵件來了。如果你現在還在使用提醒功能，我強烈建議你關掉它，這會打斷你的工作，讓你把注意力轉移到某人發來的郵件上，而不是自己決定要做的事情上。關掉提醒，只在固定時間查郵件，這樣你才能完成更多的工作。
如何持續這個習慣
嘴裡說每天只查兩次郵件很容易，但要真正做到就難多了，因為時不時查郵件早就成了人們一種根深柢固的習慣。
怎樣才能堅持少查郵件？你可以花一兩個星期專心養成這個習慣。寫一張標語貼在牆上：「除了上午十點和下午四點（或者你選定的其他時間），絕對不查郵件！」當你發現自己習慣性地打開郵箱時，馬上停下來，做幾次深呼吸，重新集中精力做手上的工作。這麼做的結果是，你能完成更多的工作。
本文摘自李奧・巴伯塔的《少才是力量︰簡單高效 6 大原則》。由今周刊授權原文轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。
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