給事情老是做不完的工作者，你需要「拆解」的工夫

2018年3月25日星期日

給事情老是做不完的工作者，你需要「拆解」的工夫

倘若你總是覺得工作做不完，試著將工作拆解成幾個 5 分鐘任務，改變對你時間的認知，改善拖延的情況！

容我冒昧問一句：請問你想過「自己的成本」嗎？

根據我個人的計算，日本上班族每分鐘的成本，大約是 50 日圓。因此，如果找一份資料要花 10 分鐘，就等於浪費了 500 日圓；這筆錢已經足以買一個午餐便當或是一本週刊了。

但是，如果我們能在工作上巧妙運用 5 分鐘（250 日圓，約新臺幣 66 元）的時間，工作的速度就會變快。

有人常會被誇讚「工作速度好快」。當然，他們本身的動作就非常快，但更重要的前提是，他們對工作的優先順序及步驟都清清楚楚，幾乎不會浪費一分一秒，因此做起來才會如此神速。

圖片｜來源

我聽過一位馬拉松選手的故事，過程很耐人尋味。

這位馬拉松選手要在一定的時間內，跑完 42.195 公里。他的規畫如下：

首先，他決定用 3 分鐘左右的時間跑完 1 公里。跑到 5 公里處，大約花了 15 分鐘。接下來每 5 公里，他決定用 30 分鐘左右的時間進行挑戰。聽說這位馬拉松選手還配合這個時間，決定步伐的大小，完全不受周遭的影響，用自己想像的方式跑完了全程。

其實工作也是一樣，如果我評估某項工作的所需時間在 30 分鐘以上，我會把整個任務先分解成數個 5 分鐘。例如，如果我打算花 30 分鐘寫報告，第一個 5 分鐘我會閱讀資料，第二個 5 分鐘檢查資料，接下來 10 分鐘（5 分鐘×2）打草稿，最後的 10 分鐘修潤編排。（推薦閱讀：情緒管理Ｘ高效時間利用：你不是超人，學習獎勵自己）

只要掌握這個要領，工作速度真的就會變快嗎？

至少你不會像現在坐在辦公桌前，告訴自己「加油！現在起花 30 分鐘寫一份報告吧！」那般勉為其難。事實上，你可以先利用空檔（零碎時間）想像完成報告時的情形，或者讀取相關資料。然後，再以隨手記下的工作便條為基礎，著手開始進行。因為前面已經熱身，現在就能從容的完成工作了。

總之，任何工作都可以用 5 分鐘為單位，進行分解或組裝。