當你寫下新年新希望的同時，是否會擔心它們又被你放置，無法實現？這裡推薦「燒爐清單」給想貫徹始終的你！
文｜傑克．納普、約翰．澤拉斯基
策略之爭：待辦清單
請記得，並非所有策略都適用於所有人，我們兩個也不例外。有時候，對於某種策略是否真的行得通，我們也會意見分歧（我更有活力是因為在午休時間補充咖啡因，還是純粹因為午休？）。有時我們會有不同的客觀成果。當意見不合時，我們不會給我們的意見打折扣，而會一併提出互相矛盾的建議，正面對決，讓你自己實驗、自己判定適合哪一種。
有件事情我們倒是很有共識：我們恨透了待辦清單。給完成事項打勾的感覺很好，但這種浮光掠影般的成就掩蓋了一個醜陋的真相：大部分的待辦清單只是在回應他人的優先事項，不是你的。無論你完成多少任務，任務永遠也做不完——永遠有更多待辦事項等著卡進來。待辦清單只是在永久延續糾纏現代生活的「做不完」的感覺。
待辦清單也可能遮掩真正重要的事。我們都很容易選擇阻力較小的途徑，特別是當我們疲倦、受到壓力、頭昏腦脹，或就只是忙的時候。待辦清單會使情況惡化，因為它會把簡單的任務和困難但重要的任務混在一起。當你使用待辦清單，你是在誘惑自己拖延重要的任務，改而匆忙完成簡單的事項。
但待辦清單並非一無是處。它能幫你掌握要做的事，你就不必通通記在大腦裡。待辦清單讓你在一個地方看到所有事情。它是必要之惡。
所以，儘管我們對待辦清單深惡痛絕，我們仍須使用它。多年下來，我們兩個對此都已發展出自己獨特的技巧。當然，我們兩個都認為自己的辦法最好，所以我們都寫出來，給你決定囉。（推薦閱讀：不被工作追著跑的人生，四個管理人生必備 APP）
JZ：擬辦清單
關於待辦清單的問題，我的解決之道是把「決定要做的事」和「真正去做的事」分開。我管它叫「擬辦清單」。顧名思義：那是一連串你可能會去做的事。計畫會先待在擬辦清單，直到你決定讓它們成為「精華」，列在行事曆上為止。三者像這樣結合：
圖片｜天下文化出版 提供
當你沒做計畫時，會特別容易想走阻力最小的路徑。但如果你從擬辦清單選走一件要務，讓它成為這天的「精華」並放上行事曆時，你會知道你已經針對如何運用時間做了深思熟慮的決定，便能將心力投注於手邊的任務。（同場加映：17 款推薦生產力工具，提高你的工作效率！）
擬辦清單可以幫助你，避免在辦公室裡或個人計畫方面陷入待辦清單的無限迴圈。2012 年，我和內人買了第一艘帆船。2016 年，我們賣掉了那艘，買了另外一艘。每一次，我們都不是只買一艘船，而是承擔一項大計畫。要讓船做好出海的準備，有名副其實數百件待辦事項要做，從瑣碎的（裝毛巾架）到緊要的（替給水管消毒，讓飲水安全無虞）。如果我們直接用待辦清單工作，一定會不知所措。所以我們改用擬辦清單幫助我們更有條理（和沒發瘋！）、確保我們騰出時間做重要的工作，而不是避重就輕，一天一天浪費在簡單的事情上。
擬辦清單是這樣運作的：在開啟一天的船務工作前，我們會拿著擬辦清單討論我們可以做的每一件事。我們會用三種「精華」標準——急迫性、滿足感和樂趣——來選擇今天要做的重要工作，然後放到行事曆上，盡可能準確估計需要的時間。具體指定的時刻一到，我們就會現身船上，工具與咖啡在手，還握著這一天的計畫。這能協助我們保持刻意和專注，讓我們在結束每一天時能有深深的滿足感和成就感。
傑克：燒爐清單
我喜歡 JZ「擬辦」架構的概念，但我需要比較詳細的東西來幫助我選擇和追蹤重要的「精華」。我的方法叫「燒爐清單」。它不會追蹤每一個案子的每一個細節，或幫助你同時進行一百萬件任務。但那就是重點所在。燒爐清單是故意有所限制。那迫使你承認自己沒辦法承攬落到你頭上的每一項計畫或任務。就像時間和心力，燒爐清單是有限的，因此能強迫你在需要時說「不」，把注意力集中在第一優先事項。以下是燒爐清單的製作方法：
一、把一張紙分成兩欄。
拿一張空白紙，在正中央畫一條線，把它分成兩欄。左邊的欄位將是你的前爐，右欄則是你的後爐。
二、把你最重要的計畫放在前爐。
你只能在前爐放唯一一項計畫、活動或目標。不能放兩項、不能放三項——只能放一項。
在左上角寫下你最重要的計畫名稱，並畫底線。然後列出那項最優先計畫的待辦事項。那應該包含你在未來幾天內能做的推進計畫的任務。
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三、預留一些檯面空間。
第一欄的其他部分保持空白。你也許很想用你想得到的一切任務把空間塞滿，但「燒爐清單」的用意不在有效地把這張紙填滿，而在於妥善利用你的時間和心力。留白給予你空間，為第一優先計畫增添更多冒出來的任務，但同樣重要的是，額外的視覺空間讓你更容易聚焦於重要的事情。
四、把你第二重要的計畫放在後爐。
在右邊欄位的頂端寫下你次要計畫的名稱，並畫底線，然後在底下列出相關的待辦事項。
這個概念是比照你用火爐做菜的方式，來管理你的時間和注意力。你自然要將大部分的注意力集中在前爐。當然，你也知道後爐有東西，可能偶爾會伸手過去攪一攪鍋裡的湯或給煎餅翻面，但前爐才是火最旺的地方。
五、弄個廚房水槽
最後，在右邊欄位的下半部，列出形形色色你需要去做但稱不上第一或第二計畫的任務。那些是屬於第三計畫、第四計畫或完全隨機都沒有關係；把它們和其他東西一起倒進廚房水槽就是了。
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燒爐清單不會有容納每一件事的空間，而那表示你必須放棄沒那麼重要的事情。但同樣地，那就是重點所在。我發現我一次只能（或應該！）承受一項大計畫、一項小計畫和三、四項零碎的任務。不適合寫在這張紙上的東西，就不適合進入我的人生。（推薦閱讀：我的生活，一直不是想要的？用這些方法，帶你一步步找到原因）
燒爐清單可以拋棄，每當我劃掉一些已完成的待辦事項，就會把它拿去「軋」掉。我的一張表通常只會「燒」個幾天便重新創造，周而復始。重新創造的舉動非常重要。那讓我得以捨棄一些未完成而不再重要的任務，也讓我能夠重新考慮當下哪一項計畫該放在前爐，哪一項該放後爐。得到最高順位的有時是工作專案，有時是個人計畫。我們可以更動項目，那是自然不過的事。重要的是，一次只能在前爐擺一項計畫。
快動手吧！
本文摘自傑克．納普、約翰．澤拉斯基的《生時間：高績效時間管理術》。由天下文化出版授權原文轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。
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