成堆的文件不知道要如何處理？甚麼樣的整理法才能一勞永逸？讓李奧．巴伯塔教你如何打造簡單的存檔系統！
文｜李奧．巴伯塔
我在很多辦公室裡都見過，不少桌子上的文件夾堆積如山。有些同事表示，這就是他們處理文件的方式。不過，我也見過他們翻遍每個紙堆，只為了找一份「一定是放在這裡」的文件。他們浪費了無數時間在文件堆裡翻找，我真納悶他們為什麼不想個更好的方法。
「文件堆」可能適合一些人，但對其他人來說，那只是個亂七八糟的爛攤子，只會讓人壓力倍增，頭痛不已，還會浪費時間。簡單來說，文件堆究竟是什麼呢？它意味著我們有兩件事失敗了。
1.打造一套簡單的存檔系統。
2.養成定期使用這個系統的習慣。
我的辦公桌上非常整潔，只放著電話、蘋果電腦和小筆記本，因為我學會了做這兩件事。接下來，將逐一討論這兩點。（你會喜歡：讓工作更專注！3 個方法打造乾淨整潔辦公桌）
打造簡單的存檔系統
打造簡單的存檔系統，關鍵在於保持精簡。如果系統太過複雜，難以使用，過段時間，你就不想用它了。那麼，要如何打造適合你的系統？
1.整理之前先刪減。
組織管理的首要原則就是，在整理之前先把無關緊要的東西統統刪掉。如果你放文件的抽屜已經滿得快溢出來了，或者有一大堆亂糟糟的文件需要整理，你可能永遠都弄不完。即使勉強整理好了，你也很難找到自己想要的東西。簡化文件的步驟如下：
．把所有東西積成一堆。如果實在積不成一堆，那就多積幾堆，但要把它們視為第一堆的延續。如果你有很多亂七八糟的資料夾，就把它們全積成一堆。我最近就是如此整理家中的文件，結果，我只花了一個小時，就把文件減少了三分之二。
．逐一瀏覽，一次一份。逐一取閱每份文件、每個資料夾，想想要怎麼辦。如果你覺得幾個月都用不到，那就把它丟了吧。盡量選擇扔掉（或者碎紙、回收利用），能扔多少就扔多少，我從來沒有因為扔掉哪份文件而後悔過。
．轉交。如果你不能丟掉某份文件，那就把它交給最適合處理的人，不要留在你的辦公桌上。
．存檔。如果某份文件非常重要，你確信日後會用到，那就存檔吧。接下來，我們會看一看怎麼打造簡單的存檔系統。（推薦閱讀：總是找不到東西？五秒歸物原則，讓房間好清爽）
2.簡化存檔。
你需要一個按字母或注音順序排列的存檔系統。
你可以用附標籤的普通牛皮紙文件袋，也可以買個標籤印表機，為每個客戶、每個供應商、每個專案創建一個資料夾。
我相信，大多數人只需要一個抽屜就能裝下所有文件。有些工作用到的文件比較多，但對於普通員工（或自由工作者）來說，一個抽屜就夠了。如果你規定自己只能用一個抽屜，等抽屜裝滿了，你就會被迫丟掉無關緊要的文件。不要想得太複雜，你只需要建立資料夾，依順序排列，保持簡單明瞭就行了。
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3.即刻存檔。
避免存檔系統過時的關鍵就在於即刻存檔，如果你在整理收件匣的時候發現了一份不需要採取行動，但日後可能會用到的檔案，千萬不要把它擱在一邊，想著等一下再存檔，也不要把它放在命名為「待存檔」或「雜項」的資料夾中。
打開你存檔的抽屜（應該就在你手邊），抽出相應的資料夾，把文件塞進去，存檔完畢，只需要花五秒鐘，就大功告成了。如果你現在不做，文件就會慢慢堆積起來，那可就糟了。
為什麼說「文件堆」行不通呢？因為文件會漸漸累積起來，變得越來越嚇人，很快，你就會有一大堆永遠也不想去看的文件。接下來，你就會找不到自己想要的東西，更別提打造存檔系統了。
我知道，有些人覺得自己的文件堆很有條理，可以算是一種存檔系統，但文件堆會降低你的工作效率，因為你必須不斷思考哪一堆文件是做什麼的，每一堆裡分別有哪些文件；當你需要某份文件的時候，還得花上很多時間去找。此外，文件堆還會讓你的辦公桌顯得雜亂不堪，讓你在工作的時候更容易分心。（推薦閱讀：善用一分鐘、列清單：三個方法改善你的拖延焦慮）
4.建檔素材放手邊。
我們一般會在伸手可及的地方放上一些牛皮紙袋和標籤。如果有一份你覺得日後需要參考的文件，卻沒有適合歸檔的資料夾，手邊也沒有建檔用的材料，你就會把它擱在一邊。如果每次需要把某個東西存檔的時候，都需要站起來找牛皮紙袋和標籤，你一定會覺得麻煩。然後，你就會把它們丟在一邊，文件堆就是這樣一點一點累積而成的。
因此，請把建檔用的材料放在方便取用的抽屜裡。如果你想做新的資料夾，只需給文件袋貼上標籤，把文件塞進去，然後按順序排列就行了。
5.逐漸減少存檔需求。
在過去的一年中，我有意識地減少了存檔需求，現在幾乎已經用不到存檔的抽屜了。當然，我每個星期都會拉開抽屜查找幾份文件，但我存的東西已經比過去少很多。我建議你也這麼做，有意識地逐漸減少存檔需求。有幾個訣竅可供參考：
．雲端儲存參考資料。現在，每當需要查找資料的時候，我都會按下快速鍵（我用 AutoHotkey 軟體打開網站和文檔），相關的文件就會打開，提供給我需要的資訊。我把聯絡人、預算表、好點子和日誌都存在網路，所以不需要紙本，也不需要存檔了。
．減少收到的紙本。請大家發電子郵件給你，而不是傳真或郵寄文件。如今，所有的東西都是電腦打字出來的，發送紙本已經過時了。你應該堅持數位化，抵制紙本報紙、雜誌。
．不再列印。很多人還是會把電子郵件、收到的檔案或自己的文件列印出來。但這樣一來，同一份資料就有兩個版本了，這麼做不但浪費造紙的木材，還增加了存檔的工作量，因為紙本和電子版都需要存檔。需要查資料的時候，搜索電子版其實更方便。
．分析其他收到的文件。每次整理文件的時候，都請捫心自問：「我是不是真的需要紙本？我能在網路找到它嗎？我真的需要別人寄過來嗎？掃描成電子版是不是更好？有沒有辦法減少對它的需求？」就這樣，慢慢減少你對這些檔案的需求。
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管理家中文件的小訣竅
上述五個步驟既適用於辦公室，也適用於家庭。針對管理私人文件，下面還有一些具體建議。
1.在家裡設立「信件中心」，集中處理郵件和文件。
「信件中心」應該包括一個收件匣（把所有收到的文件都放進去）、一個廢紙簍（精簡主義者最重要的工具）、一個小型存檔系統（只需要裝在抽屜或紙箱裡的一些牛皮紙袋就夠了），還有一個用來裝信封、郵票、支票簿、鋼筆和其他小文具的容器。
2.家用收件匣。
把收到的信件、學校寄來的通知和其他文件直接丟進收件匣。不要把它們丟在茶几、餐桌或辦公桌上，只放在一個地方——收件匣裡。最好馬上把信件拆開，把信封、垃圾傳單和商品 DM 扔進廢紙簍。即使不如此執行，至少也要把東西統統丟進收件匣。
3.立刻支付帳單。
處理信件和文件的時候，把付款日期相同的帳單放進同一個資料夾（例如，你可以每月繳費兩次，或者每個星期繳費一次）。當然，你也可以整理完收件匣後馬上付款：可以將費用和帳單一起塞進信封，第二天去繳費；或是打開電腦，在網路支付帳單。無論用哪種方式，趕緊把帳單付清，你就不用總是想著它。
4.把事情記在待辦事項清單或日曆上。
對於那些包含任務、約會或時間安排的文件，你可以把事情記在待辦事項清單上，或者把日期標在日曆（我用的是 Google 日曆）。我甚至把孩子們的足球比賽和學校的其他活動都輸入了 Google 日曆，然後把學校寄來的東西統統放進命名為「學校通知」的資料夾裡，以便日後查看。（你會喜歡： 待辦清單一直列，但事情永遠做不完？你需要用這四點釐清問題！）
5.即刻存檔。
付完帳單或完成文件上交代的任務後，趕緊把它存檔（除非它可以直接丟掉）。不要留在茶几上，不要塞進「待存檔」資料夾，也不要丟回收匣，一定要馬上存檔。打造一個簡單的存檔系統，裡面包含牛皮紙袋、寫著結算公司或組織名稱的標籤，還有存放其他重要文件的資料夾。把東西按字母排序排，找起來會更方便。把一些牛皮紙袋和標籤（有人建議買一台標籤印表機）放在手邊，必要的時候能迅速創建新資料夾。存檔的訣竅是馬上動手，不要等東西堆積起來。
就是這樣，每份文件都應該待在收件匣或存檔系統中，這麼做既簡單又高效。關鍵就在於養成習慣，變成例行活動。每天或每個星期找個固定時間整理收件匣，付清帳單。打造一個像這樣的簡單存檔系統，不但能清除雜物，還能減少煩惱。
本文摘自李奧．巴伯塔的《少才是力量︰簡單高效6大原則》。由今周刊出版授權原文轉載，
欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。
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