2019年11月24日 星期日

「不太確定,這件事能不能講」如何打造值得讓人信任的團隊?

我們常說,「一個人可以走得快,一群人才可以走得遠。」但到底要如何打造一個讓人信任的團隊?作者與我們分享,只要需要三個面向的練習,就能慢慢建立起有安全感的工作空間。

文|致寧 Sophia

我是一個相當重視「人的價值」的人,我相信每個人都有一個深刻的故事、都應該被傾聽、被理解;也相信每個人的價值都應該被看見、被尊重、被開發、被給予發揮的空間。

現在許多的職場環境,重視理性、邏輯、數據、分析、成效,好像有了感覺、情緒就是不專業;天馬行空的創造力是混亂的來源。長期下來的結果,就是團隊成員不敢表達真實的意見、不確定成果(例如許多的創新嘗試或需要長期累積)的事情不敢推動、團隊之間的情感帳戶存款越來越少,信任感建立不起來,人才流動成本提升、檯面上檯面下不一致、達成真正的共識越來越困難。

"In the past, jobs were about muscles, now they're about brains, but in the future they'll be about the heart."

倫敦大學倫敦政治經濟學院的主任 Minouche Shafik 這樣預言:過去的工作用的是體力,現在的工作用的是腦力,也就是我們說的「知識經濟」,但未來的工作,用的是「心」。

工業革命之後,人力逐漸被機器取代;而現在的科技革命,尤其是機器學習、人工智慧的興起,讓腦力也逐漸被取代,我們將不再比電腦聰明、快速、精準。在未來,唯一不會被取代的,是人類獨有的「心」。

是我們的情緒、感受力;是我們的脆弱、勇敢與真誠;是我們渴望透過工作與人產生連結、與社群產生歸屬感、對世界有貢獻、對未知感到好奇、對不可能感到躍躍欲試的渴望。

因為這些而讓人們在工作中找到意義、自我價值感、激發內在深層的動機、超越自我的限制,對社會產生正向的貢獻、對人類文明開創未來新的一頁。

而要讓這些人類獨有的、與心有關的資產得以發揮價值,需要建立一個有一定程度信任感與安心的環境,讓人可以卸下心防與武裝,展現這些真實的面向。


圖片|來源

接觸設計思考、即興劇(兩個都極度重視打造安全團隊氛圍)多年,我試著把裡面的態度與練習融入工作中,在幾年的實作經驗下,我歸納出幾個能夠創造信任基礎與安心環境的重點:

一、建立清楚一致的原則

首先,必須先建立一組適合你們團隊、且有助於打造安心環境的原則。像是在設計思考的發想階段,我們有「三不五要」原則,分別是:

不打斷、不批評、不離題;要瘋狂、要畫圖、要延續他人想法、要下標題、數量要多。

在即興劇,則有「先衝出去」、「讓夥伴發光」、「Yes, and」、「讚頌失敗」等原則。

以終為始地思考:我們要建立一個怎麼樣的團隊氛圍?適用在什麼樣的場合?在這樣的氛圍中希望每個人有哪些行為表現?再從這些倒推回去,所以現在我們應該要建立哪些原則,才能創造這樣一個理想的團隊氛圍?

憑空想原則可能比較困難,建議可以參考像是設計思考即興劇,或是一些看重建立安全團隊氛圍的組織,如何訂定他們的組織文化或原則,判斷哪些適合自己的團隊、哪些需要做一點調整,以及還差了些什麼需要自己補上。

有了原則之後,還需要清楚地與團隊溝通,為什麼這些原則重要、他們要達到什麼目標,以及讓這些原則非常容易被看見、被提醒,最重要的是保持一致:領導人言行一致、原則也始終一致,不會隨時都在改變、都在調整。


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二、打破尷尬,先做一點什麼

當第一個人總是困難的。一群人坐一起,就好像有一個巨大泡泡在正中央,沒有人敢第一個戳破那個泡泡,讓彼此有空間開始說點什麼、做點什麼。

這時候有兩個方法可以試試看,一是來個破冰活動、二是主持人先丟點什麼出來。

在設計思考與即興劇的練習中,有非常多的破冰活動可以借鏡參考。在我過去共同創立的組織中,我們每次全會之前都會輪流讓夥伴帶領破冰活動,一方面是「破冰暖場」;另一方面是增加團隊的凝聚力、創造力以及夥伴的領導或帶領能力。

在破冰活動的時候,彼此有了言語或肢體的互動,加上遊戲化的過程創造了輕鬆有趣的氛圍,甚至增加了彼此的連結,讓接下來的討論有了良好的基底。

不過不是所有場合,都適合讓所有人一起參與一個破冰活動。這時候便非常仰賴會議主持人/引導人的功力,透過主持的個人風格,像是聲音語調、肢體語言,以及引導的方式等來建立輕鬆自在的氛圍。

而主持人/引導人也是個拋磚引玉的重要角色。像是過去我在擔任設計思考工作坊的教練時,發想階段總會試著先拋出「最無聊」、「最看似簡單」、「最瘋狂」等點子,讓組員們覺得:「原來這種點子也可以提出來」、「原來這麼瘋狂也可以啊!」而因此能比較有自信、放心地說出自己的想法。

三、專心傾聽、給予回饋

光讓人們願意說出想法還不夠,你還需要讓他覺得自己的想法是被看重的、是有價值的,否則當他好不容易願意說出來,卻沒人在聽、或遭受直接的否定、批判,那他下一次肯定就不敢再發言了。

所以當一個人在發言時,夥伴們專注聆聽、支持的眼神,能夠給予正在發言或嘗試做點什麼的人非常大的激勵效果。

我還記得自己在上即興劇工作坊的時候,那時候的自己在工作中是非常沒有自信的,但是一到了即興劇的教室,因為老師非常有經驗地引導所創造出令人安心的環境,讓我發覺自己在上課的時候總是願意主動先發言、上台示範。當團體練習時夥伴在下面支持的眼神,讓我能夠放心地更大膽嘗試,激發了更多自己的創造力。

而人也是需要回饋的,我們都需要知道自己的努力、言行,帶來什麼影響力或是其他人如何看待,就像玩遊戲因為破關所帶來的回饋感,會讓我們有動力接受下一次的挑戰。

回饋本身,並不是給予你最直接的回應,「回饋」如果是為了讓對方更好、讓團隊更好,那麼回饋的內容也是需要思考與客製化的。關於回饋的技巧需要很多的練習,或許下一次有機會更完整地分享。

不過可以參考我們在設計思考工作坊結束後,總是會用「I like 我喜歡⋯⋯」、「I wish 我希望⋯⋯」來給予彼此回饋。「我喜歡」是分享你認為值得肯定、很有收穫的部分;「我希望」是分享你認為可以更好的建議。用這樣正向表述的方式給予回饋,會讓對方比較願意接受,以及有種我們是一起的感覺。

要建立一個令人感到安心的工作氛圍,上面三點是「方法」的層面,但我認為最重要的關鍵因素也是先決條件,是組織是否相信人的價值,以及找到這樣做對組織所帶來的意義與價值。

因為建立一個令人安心的工作文化或氛圍,屬於人的層次的議題,需要心力與時間累積,所以組織需要信念與明確的動機堅持下去。你願意在這部份多花一點時間,換來的是穩健的溝通基礎、擁有信任感與歸屬感的團隊、讓創造力與個人潛力發揮最大的價值,以及大家一起齊心努力的成果。

我們常說:「一個人可以走得快,一群人才可以走得遠。」一個組織是否可以讓一群人願意真心跟著你走下去,或許是建立一個偉大成功事業的關鍵。



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